Perguntas freqüentes eSocial

Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial

O Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 18 de julho de 2013, aprovou e divulgou o leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial, um projeto do governo federal que tem como objetivos principais unificar, integrar e padronizar as informações sobre os empregadores e seus empregados ou contratados.

Quem participa do projeto eSocial ?

Participam do projeto eSocial os seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB e Ministério do Planejamento.

Quem deve entregar o eSocial ?

A nova obrigação abrangerá todos os contribuintes, desde o empregador doméstico até as grandes empresas, contemplando a escrituração digital da folha de pagamento, as alterações no contrato de trabalho e nas atividades desempenhadas pelo trabalhador, as informações sobre os serviços contratados por empreitada ou através de cooperativas, entre outras.

Como as empresas devem entregar o eSocial ?

Para as empresas em geral a escrituração do eSocial será feita através de arquivos digitais, que deverão ser transmitidos ao ambiente nacional utilizando a tecnologia de webservice.

As empresas deverão transmitir suas informações através de arquivos gerados em seus sistemas de informática, utilizando leiautes padronizados. Haverá integração direta entre o sistema informatizado do empregador e o ambiente nacional do eSocial para transmissão dos arquivos, sem necessidade de preenchimento de telas na internet ou de programas geradores de escrituração ou declaração. Para utilização dessa opção, as empresas deverão possuir serviços web de conexão WebService.

Os leiautes destes arquivos foram divulgados no Portal eSocial do governo federal na segunda quinzena de julho.

Uma breve análise dos leiautes divulgados até agora revela que, de forma semelhante ao que ocorre na NF-e, o eSocial também é voltado à eventos (ou fatos) que, nesse caso, estão vinculados ao empregado e ao empregador.

Segundo informações da Receita Federal do Brasil, os Schema XML dos arquivos que compõe o eSocial devem ser divulgados apenas em outubro.

Quando as empresas devem entregar o eSocial ?

O cronograma do eSocial é ESTIMADO, pode estar sujeitos a alterações, e aguarda-se o ATO NORMATIVO:

O início da obrigatoriedade da utilização do eSocial será conforme o seguinte cronograma:

I – A transmissão dos eventos iniciais e tabelas deverá ocorrer:

a) até 30/04/2014 para produtor rural pessoa física e segurado especial;

b) até 30/06/2014 para as empresas tributadas pelo Lucro Real;
c) até 30/11/2014 para as empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregador; ed) até 31/01/2015 para os órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações.

II – A transmissão dos eventos não periódicos deverá ocorrer imediatamente após a inclusão dos eventos iniciais no eSocial, conforme cronograma definido no inciso I

III – A transmissão dos eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas deverá ocorrer:

a) a partir da competência maio de 2014 para os obrigados relacionados na alínea “a” do inciso I deste artigo;

b) a partir da competência julho de 2014 para os obrigados relacionados na alínea “b” do inciso I deste artigo;

c) a partir da competência novembro de 2014 para os obrigados relacionados na alínea “c” do inciso I deste artigo; e

d) a partir da competência janeiro de 2015 para os obrigados relacionados na alínea “d” do inciso I deste artigo.

Parágrafo único. A transmissão das informações por meio do eSocial substituirá a prestação das informações por meio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, a partir das seguintes competências:

I – a partir de maio de 2014, para os obrigados relacionados na alínea “a” do inciso I deste artigo; e

II – a partir de novembro de 2014, para os obrigados relacionados na alínea “b” do inciso I deste artigo; e

III - a partir de janeiro de 2015, para os obrigados relacionados na alínea “c” e “d” do inciso I deste artigo.

AGUARDEMOS A PUBLICAÇÃO EFETIVA DO ATO NORMATIVO.

Quais são as informações que farão parte do eSocial ?

O eSocial tem por objeto informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n° 8.212, de 1991. Farão parte do eSocial:

1.Eventos trabalhistas– informações resultantes da relação jurídica entre o empregado e o empregador, tais como admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações de acidente de trabalho, etc.

2.Folha de Pagamento

3.Ações judiciais trabalhistas

4.Retenções de contribuição previdenciária

5.Algumas contribuições previdenciárias substituídas como as incidentes sobre a comercialização da produção rural, espetáculos desportivos, cooperativas de trabalho, prestação de serviços com cessão de mão de obra, patrocínios a associações desportivas que mantenham equipes de futebol profissional, entre outras

6.Tabelas de natureza permanente, que podem ser utilizadas em mais de um arquivo do eSocial ou em mais de uma competência: rubricas da folha de pagamento, lotações e departamentos, cargos, funções, horários de trabalhadores, estabelecimentos de obras de construção civil, processos administrativos e judiciais, operadores portuários cadastrados pelo Órgão Gestor de Mão-de-Obra.

Qual será a periodicidade de transmissão das informações do eSocial ?

As informações de eventos trabalhistas serão transmitidas tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação,em arquivos individuais para cada evento e alimentarão uma base de dados denominada Registro de Eventos Trabalhistas, que representará o histórico laboral do trabalhador.

Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o Registro de Eventos Trabalhistas. Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais.

Também são exemplos de eventos trabalhistas, entre outros: licença maternidade, férias e alterações salariais.

Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas.

A Folha de Pagamento será transmitida mensalmente e deverá estar consistente com o Registro de Eventos Trabalhistas.

O Registro de Eventos Trabalhistas também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no Registro de Eventos Trabalhistas como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constarem no Registro de Eventos Trabalhistas.

Qual é o modelo operacional do eSocial ?

O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do eSocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

Que categorias de trabalhadores devem ser contempladas no eSocial ?

Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o Registro de Eventos Trabalhistas, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.

Como a empresa e o trabalhador serão identificados no ambiente do eSocial ?

A partir da data de entrada em vigor do eSocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número seqüencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente.

No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO – Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO.

Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par “CPF x NIS/NIT” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.

Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.

O que muda no departamento de RH ?

A abrangência das informações transcende o processo normal de folha de pagamento e informações fiscais e sociais existentes hoje. O que mais surpreende não é a substituição das informações mensais do SEFIP e CAGED ou anuais da RAIS e da DIRF por outro tipo de informação mensal. O mais relevante é a informação diária, pois alguns eventos trabalhistas deverão ser transmitidos ao ambiente do eSocial no final do mesmo dia em que ocorrerem: a admissão de um trabalhador é um exemplo clássico desta situação. A Receita Federal do Brasil sinaliza que alguns destes eventos poderão ser transmitidos em grupo ao final do período, porém, ainda não definiu quais serão estes eventos. De qualquer forma, a última tarefa do responsável pelas informações no final de cada dia de trabalho será a transmissão dos arquivos para o ambiente do eSocial.

As empresas já podem a começar a trabalhar para atender as exigências do eSocial ?

O trabalho começa hoje.

Apesar das regras de obrigatoriedade de transmissão dos arquivos do e-Social ainda carecerem de regulamentação por parte dos órgãos competentes, devemos ficar preparados para uma profunda mudança nos processos de geração de informações fiscais e sociais.

Desde já as empresas devem iniciar atividades como:

1.Saneamento da base de dados da folha de pagamento– verificar se todas as informações, indicadas como obrigatórias nos leiautes do e-Social, estão preenchidas de forma correta nos cadastros do sistema. Para ajudar os usuários do nosso Sistema completar o cadastro de funcionários estamos disponibilizando na nossa página um formulários com os dados necessários para o eSocial (DIES – Declaração de Informações eSocial).

2.Análise da tabela de contas– enquadrar cada conta utilizada pela folha de pagamento em uma das contas padrões do e-Social

A Caixa Econômica Federal deve disponibilizar um portal para que os empregadores possam, mediante certificado digital, efetuar consulta dos trabalhadores através do PIS. Esta validação é de extrema importância, pois o par “CPF x NIS/NIT” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais, assim como a data de nascimento do trabalhador, e será validado no ato da transmissão do eSocial. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação.

As informações que vem sendo divulgadas em eventos onde a Receita Federal do Brasil tem participado indicam que ainda em setembro será disponibilizado um aplicativo para qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas, com consulta do CPF, PIS/NIT e data de nascimento do trabalhador na base do sistema CNIS.

Qual o estágio do projeto eSocial na SJF & Associados?

As modificações necessárias em software estão sendo desenvolvidas pela equipe de especialistas da SJF & Associados.

Como os órgãos competentes ainda não disponibilizaram os Schemas XML e o ambiente para homologação do eSocial, não é possível determinar ainda o momento exato em que a SJF & Associados estará liberando esta versão do software.

A SJF & Associados também estará disponibilizando consultoria para que as empresas possam atender a mais esta exigência legal.

Quais são as obrigações acessórias que o eSocial vai eliminar ?

Todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais a respeito de qualquer forma de trabalho contratada no Brasil

farão parte do eSocial que eliminará uma série de obrigações acessórias, como a GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia

por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social), o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados),

a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), a Guia da Previdência Social (GPS) e a DIRF (Declaração do Imposto de

Renda Retido na Fonte enviada pelas empresas à Receita Federal), entre outras.